Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia różnego rodzaju dokumentacji. Jedną z nich jest książka kontroli przedsiębiorcy. Jest ona niezbędnym dokumentem, który musi być w firmie tuż podczas pierwszej przeprowadzonej kontroli działalności gospodarczej. Przeczytaj artykuł do końca, aby dowiedzieć się czym jest książka kontroli przedsiębiorcy.
Kontrola przedsiębiorcy
Co do zasady, każda przeprowadzona kontrola w firmie musi być wcześniej zapowiedziana. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy istnieje podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia. W takiej sytuacji organy kontrolujące nie muszą wcześniej uprzedzać o swojej wizycie. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest posiadanie książki kontroli przedsiębiorcy. Tym samym powinna być przechowywana w firmie.
Co musi zawierać książka kontroli?
Książka kontroli musi zawierać wpisy:
- datę podjęcia i zakończenia kontroli,
- oznaczenie organu kontroli,
- oznaczenie upoważnienia do kontroli,
- zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli.
Wraz z książką kontroli, przedsiębiorca ma obowiązek posiadania poniższej dokumentacji. Należą do niej:
- zawiadomienia o wszczęciu kontroli,
- protokoły z przeprowadzonych kontrol,
- upoważnienia do przeprowadzenia kontroli nadanym konkretnym osobom przez konkretne organy,
- dokumentacja związana z postanowieniami pokontrolnymi, w tym wszystkie decyzje administracyjne dotyczące nałożenia kar na przedsiębiorcę,
- odwołania przedsiębiorcy od wszelkich decyzji administracyjnych.
Jak długo należy przechowywać książkę kontroli?
Obowiązek przechowywania książki kontroli jest bezterminowy. Organy kontrolujące mogą zażądać dokumentacji z kontroli, która odbyła się kilka lub kilkanaście lat wcześniej. Książkę kontroli trzeba mieć tak długo, jak funkcjonuje dane przedsiębiorstwo. W razie zamknięcia działalności, obowiązek wygasa.
Nie tylko forma papierowa
Książkę kontroli przedsiębiorców można prowadzić zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Nie ma żadnych przeciwskazań, aby prowadzić ją równocześnie w obu wersjach. Wersja papierowa może zawierać wszystkie oryginały dokumentów, a wersja cyfrowa – ich skany. Takie prowadzenie książki kontroli jest szczególnie korzystne, jeśli przedsiębiorstwo ma oddziały w różnych miastach lub różnych częściach świata. Dzięki wersji elektronicznej, przedsiębiorca ma dostęp do potrzebnej dokumentacji z każdego miejsca oraz o każdej porze. Dodatkowo, dwie wersje mogą być przydatne, jeśli równocześnie przeprowadzane są dwie kontrole przez dwa różne organy. Wtedy każdy nich otrzymuje swój egzemplarz do wglądu.
Przeczytaj o:
oraz Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy
Chcesz założyć działalność?! Zapraszamy do kontaktu z naszymi biurami!
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Rynek 28
Wirtualne Biuro Wrocław – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Poznań – Clockwork