W prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorcy często wykorzystują samochody osobowe lub ciężarowe, które stanowią środki trwałe. Do wydatków związanych z ich używaniem można zaliczyć przede wszystkim amortyzację, ubezpieczenie, bieżące naprawy i remonty, zakup paliwa czy części zamiennych. Ponadto koszty z tego tytułu odnosi się w księgach rachunkowych zasadniczo do kosztów działalności operacyjnej.
Dodatkowo koszty dotyczące samochodu osobowego, do którego nie prowadzisz ewidencji przebiegu pojazdu określonych w ustawie o VAT, mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów podatkowych. Przeczytaj niniejszy artykuł, aby dowiedzieć się więcej.
Przeczytaj również: Płatna i niepłatna przerwa w pracy
Uznanie samochodu za środek trwały
Aby samochód mógł zostać uznany za środek trwały, powinien spełniać warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Na mocy tego przepisu przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Wyróżnia się wśród nich m.in. środki transportu.
Uznany za środek trwały pojazd wprowadza się do ewidencji bilansowej w jego wartości początkowej. Co należy wziąć pod uwagę wyceniając wartość środka trwałego? Podpowiadamy:
a) niepodlegający odliczeniu VAT – dotyczy to np. firmowych samochodów osobowych. Gdy używane są do celów mieszanych, tj. w działalności gospodarczej i na potrzeby prywatne, w przypadku których przysługuje odliczenie VAT tylko w 50%; kwota VAT w części, która nie podlega odliczeniu (50%), zwiększa wartość początkową auta,
b) koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem samochodu do stanu zdatnego do używania. Ponadto, w przypadku nowego fabrycznie auta opłaty za dowód rejestracyjny i tablice rejestracyjne.
c) koszty obsługi zobowiązań (np. kredytów bankowych czy pożyczek) zaciągniętych w celu finansowania zakupu środka trwałego i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.
Chcesz założyć działalność w Krakowie?
Zadzwoń – 516 066 671
Chcesz założyć działalność w Poznaniu?
Zadzwoń – 790 840 670
Amortyzacja samochodu jako środka trwałego
Samochód osobowy, uznany za środek trwały, podlega amortyzacji bilansowej i podatkowej. Dla celów podatku dochodowego, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
a) 225.000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem
b) 150.000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.
W księgach rachunkowych odpisów amortyzacyjnych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji.
Ponadto, z kosztów uzyskania przychodów powinieneś odpisać za każdym razem taką część odpisu amortyzacyjnego, która przypada na wartość początkową samochodu przekraczającą wskazany limit.

Ubezpieczenie samochodu
Dla użytkowanych pojazdów istnieje obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia OC. Możesz również fakultatywnie wykupić ubezpieczenie AC czy NNW. Ważne jest, że wydatki z tego tytułu nie są uwzględniane w wartości początkowej samochodu (nawet gdy zostały poniesione przed przyjęciem go do używania), lecz zaliczane bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej. Koszty ubezpieczenia samochodu odnoszą się najczęściej do 2 lat obrotowych. Konieczne jest zatem rozliczanie ich w czasie na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Wydatki eksploatacyjne
Wszelkie koszty ponoszone w trakcie bieżącego użytkowania firmowego samochodu księgowane są w ciężar kosztów działalności podstawowej. Wśród wydatków eksploatacyjnych można wyróżnić m.in. wydatki związane z:
- zakupem części zamiennych, w tym nowych opon (letnich i zimowych),
- nabyciem usług wymiany oleju, tarcz i klocków hamulcowych, mycia pojazdu,
- okresowymi badaniami technicznymi,
- zakupem paliwa, płynu do spryskiwaczy, płynu hamulcowego.
Warte uwagi: Rozliczenie delegacji – nowe stawki
Chcesz założyć działalność w Krakowie?
Zadzwoń – 516 066 671
Chcesz założyć działalność w Poznaniu?
Zadzwoń – 790 840 670
Chcesz założyć działalność?! Zapraszamy do kontaktu z naszymi biurami!
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Rynek 28
Wirtualne Biuro Wrocław – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Poznań – Clockwork