Podstawową rzeczą jest to, że aby dokonać zapisów w Księdze Przychodów i Dochodów należy posiadać dowód księgowy. Jest to potwierdzenie wykonania operacji gospodarczej. W takim razie jakie warunki musi spełnić ten dokument, aby uznać go za dowód księgowy? Ile czasy trzeba przechowywać takie dokumenty? Czy jest to konieczne? Przeczytaj artykuł do końca, aby dowiedzieć się więcej w temacie: Dowód księgowy jako podstawa dokonywania zapisów w KPiR.
Przeczytaj o: Czym jest mafia nadgodzinowa?
Dowód księgowy jako podstawa dokonywania zapisów w KPiR – kiedy dokument będzie uznany za dowód księgowy?
Przede wszystkim, aby dany dokument uznać za dowód księgowy, musi spełnić on warunki, które polegają na zawarciu następujących danych:
- określenie stron, które uczestniczyły w transakcji, wraz z podaniem nazwy, imienia i nazwiska, adresu oraz numeru NIP,
- wskazanie daty wystawienia dowodu oraz data wykonania operacji gospodarczej,
- wskazanie co było przedmiotem operacji gospodarczej oraz określenie jego wartości, a także ilości (jeśli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych),
- podpisy obu stron, które brały dział w operacji gospodarczej.
Jakie są rodzaje dowodów księgowych?
Faktura nie jest jedynym dokumentem, który można uznać za dowód księgowy. Zaliczane są do niego także: faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne (co prawda bardzo często zalicza się je do faktur). Oprócz tego może to być: dzienne zestawienie dowodów, które potwierdzają sprzedaż, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, a także noty księgowe.
Chcesz założyć działalność w Krakowie?
Zadzwoń – 516 066 671
Chcesz założyć działalność w Poznaniu?
Zadzwoń – 790 840 670
Jak długo trzeba przechowywać dowód księgowy?
Zapisy prawa nakazują, aby przedsiębiorca przechowywał każdy ewidencjonowany dowód księgowy w okresie 5 lat. Liczy się je od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności należnego podatku.
Przykład: Anna Kowalska posiada zaksięgowane faktury kosztowe za rok 2020. Ile zatem czasu musi je przechowywać?
Odpowiedź: Pani Anna Kowalska musi przechowywać dokumenty przez 5 lat licząc od ostatniego dnia, czyli 31. grudnia 2020 roku, a zatem do 1 stycznia 2026 roku.
Należy jedynie pamiętać, że w momencie pozbywania się dowodów księgowych oraz innych dokumentów trzeba zniszczyć dokumenty przez wrzuceniem ich do śmietnika, np. podrzeć lub zniszczyć przy pomocy niszczarki.
Chcesz założyć działalność w Krakowie?
Zadzwoń – 516 066 671
Chcesz założyć działalność w Poznaniu?
Zadzwoń – 790 840 670
Chcesz założyć działalność?! Zapraszamy do kontaktu z naszymi biurami!
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Rynek 28
Wirtualne Biuro Wrocław – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Poznań – Clockwork