Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą dokonuje transakcji z innymi firmami oraz z osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej. W takim wypadku za każdym razem po sprzedaży towaru lub wykonania usługi wystawia paragon. I należy to do obowiązków przedsiębiorcy. Dodatkowo każda z transakcji musi być zabezpieczona oraz archiwizowana. Potrzebne to będzie w wypadku kontroli. Ile zatem lat trzeba przechowywać paragony? Przeczytaj artykuł do końca, aby dowiedzieć się więcej.
Przeczytaj o: Jaki jest termin wystawienia faktury i ile trzeba ją przechowywać?
Czas przechowywania dokumentów księgowych
Dokumenty księgowe pełnią rolę materiału dowodowego podczas przeprowadzenia kontroli. Z tego powodu należy przechowywać dokumenty firmowe przez wskazany w przepisach okres. Dokumenty jakie należy przetrzymywać to:
- podatkowa księga przychodów i rozchodów,
- rejestry sprzedaży i zakupów VAT,
- dowody księgowe,
- ewidencje,
- spisy z natury,
- sprawozdania finansowe.
Zapisy ordynacji podatkowej informują, że podczas prowadzenia księg podatkowych należy przechowywać je z innymi dokumentami dotyczącymi prowadzonych ksiąg. Należy to zrobić do czasu pojawienia się przedawnienia podatkowego. Oznacza to, że dokumentację wskazaną wyżej należy zachować przez 5 lat, ponieważ po 5 latach licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązanie podatkowe przedawnia się.
Ile lat trzeba przechowywać paragony?
To pewne, że paragony fiskalne wchodzą w skład dowodów księgowych, ponieważ dokumentują przeprowadzone transakcje z osobami prywatnymi. I to na podstawie przeprowadzonych sprzedaży, przedsiębiorca dokonuje zapisów w księdze na podstawie wartości wynikających z raportów dobowych lub miesięcznych. Oznacza to, że paragony fiskalne należy przechowywać również przez 5 lat.
W przypadku używania kasy fiskalnej online, przedsiębiorca nie ma obowiązku przechowywania paragonów. Wynika to z faktu, że cała zarejestrowana sprzedaż będzie wysłana bezpośrednio do KAS oraz będzie dostępna dla organów kontroli.
Jak przechowywać paragony?
Przede wszystkim należy zadbać, aby archiwizowane paragony były zabezpieczone przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niestety w zależności od jakości papieru oraz druku, paragony mogą blednąć. Z tego powodu dobrym pomysłem jest skanowanie paragonów, tak aby mieć pewność, że udało się zachować ich kopie.
Chcesz założyć działalność?! Zapraszamy do kontaktu z naszymi biurami!
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Rynek 28
Wirtualne Biuro Wrocław – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Poznań – Clockwork