E-faktury stają się coraz częściej używane. Jest to dobry pomysł, ponieważ nie wystawia się wersji papierowej, nie robi to ani podmiot wystawiający taki dokument oraz otrzymujący. Co za tym idzie nie trzeba w ten sposób korzystać z papieru oraz nie trzeba ich przechowywać. Po pewnym czasie teczki z fakturami mogą być grube i zajmować sporo miejsca. Co zrobić w takim przypadku z dokumentem jak e-faktura oraz jak ją autoryzować i przechowywać? Przeczytaj artykuł do końca, aby dowiedzieć się więcej.
Jaki musi być format e-faktury?
E-faktura jest dokumentem cyfrowym, istnieje na ekranie komputera a nie w formie papierowej. E-fakturę można zarówno wysłać jak i otrzymać w dowolnym formacie elektronicznym. Oznacza to, że może to być plik XML, PDF lub JPG. E-fakturę należy wystawić w jednym egzemplarzy, który jest następie kopiowany przez osobę, która ją sporządza i wysyła do nadawcy.
E-faktura – jak autoryzować i ją przechowywać? – Jak autoryzować e-fakturę?
Zgodnie z przepisami prawa, obowiązkiem podatnika jest zapełnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dotyczy to zarówno faktur papierowych jak i elektronicznych. Autentycznością pochodzenia faktury jest z perspektywy klienta, bycie pewnym a propos prawdziwości tożsamości oraz danych osoby lub firmy wystawiającej fakturę, która odpowiada za wykonanie usługi lub sprzedaży towaru. A integralnością treści faktury jest stwierdzenie, że nie doszło do zmiany danych, jakie znajdują się na fakturze.
Jak przechowywać e-faktury?
Przedsiębiorca ma zadanie przechować faktury zarówno, kiedy je otrzymał lub gdy je wystawił. A zatem, jeśli jest odbiorcą lub nadawcą. Trzeba je podzielić na okresy rozliczeniowe, tak aby można było łatwo odnaleźć konkretną. Ustawa o VAT informuje, że trzeba pamiętać także, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. W przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Z tego powodu trzeba je przechowywać w odpowiedni sposób.
Przeczytaj o: Podatek VAT a sprzedaż towaru po promocyjnej cenie
Faktura zaliczkowa i końcowa – najważniejsze informacje
Chcesz założyć działalność?! Zapraszamy do kontaktu z naszymi biurami!
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Rynek 28
Wirtualne Biuro Wrocław – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Poznań – Clockwork