Notatka służbowa to jeden z najczęściej stosowanych dokumentów w komunikacji wewnętrznej w firmie lub instytucji. Jest to pismo, które prawnie potwierdza przyjęte ustalenia i może służyć weryfikacji wykonania tychże. Jednakże Kodeks pracy i odnoszące się do niego rozporządzenia nie wspominają o notatkach służbowych. Nakładają jedynie obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
W dużych przedsiębiorstwach ciężko o właściwą komunikację. Odpowiedzią na ten problem może być właśnie służbowa notatka. Powinna ona jednak spełniać określone wymogi, które warto znać. Czym są notatki służbowe i kiedy się je sporządza? Przeczytaj niniejszy artykuł, aby dowiedzieć się więcej.
Przeczytaj również: Wydatki na samochód w firmie
Kiedy sporządza się notatkę służbową?
Notatkę służbową sporządza się w bardzo różnych sytuacjach. Jedną z nich jest utrudniona komunikacja słowna pomiędzy pracownikami. Ma to swoje zastosowanie w sytuacji gdy pracują oni w różnych miejscach, a z powodów służbowych muszą wymienić się informacjami. Notatką posłużyć może się przełożony, zlecając pracownikowi zadania do wykonania. Wykorzystuje się ją również w specjalnych okolicznościach, wymagających formy pisemnej. Zazwyczaj notatkę służbową sporządza się w związku z ważnymi dla firmy czy organizacji postanowieniami i działaniami. Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej wykonuje się najczęściej wtedy, gdy przebieg rozmowy dotyczy ważnych spraw, które muszą zostać przekazane innym pracownikom. Często dokument ten sporządzany jest przez przełożonego po spotkaniu z osobą zatrudnioną – przykładem jest odmowa wykonania polecenia służbowego, niekwalifikującego się do nagany i upomnienia, czy konflikt pomiędzy pracownikami.
Warto także zanotować najważniejsze tematy podniesione podczas narady firmowej czy rozmowy biznesowej – w takich przypadkach sporządza się notatkę służbową ze spotkania. Nie ma jednej prawnej interpretacji określającej osobę uprawnioną do sporządzania notatki służbowej, więc zatem przyjmuje się, że może ją spisać każdy.
Chcesz założyć działalność w Krakowie?
Zadzwoń – 516 066 671
Chcesz założyć działalność w Poznaniu?
Zadzwoń – 790 840 670
Notatka służbowa – jak ją napisać?
Notatka służbowa ma formę zwięzłej i jednostronicowej informacji o konkretnym przekazie, bez użycia zbędnych form oraz wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Jednakże notatka służbowa powinna zawierać:
- Datę i miejsce sporządzenia dokumentu
- Imię i nazwisko nadawcy oraz odbiorcy
- Temat spotkania
- Treść notatki (część wprowadzająca, część właściwa, część kończąca)
- Podpis sporządzającego notatkę
- Załączniki
Na samym początku notatki służbowej, warto określić powód jej napisania. Na samym końcu można zachęcić odbiorcę do kontaktu, podając swój numer telefonu oraz adres e-mail, a także zamieścić niezbędne załączniki. Informacje w niej zawarte powinny być w pełni obiektywne.
Przechowywanie notatek służbowych
Notatki służbowe powinny znajdować się w aktach osobowych tylko wówczas, gdy pracownikowi wymierzono kary porządkowe. W innych przypadkach takie notatki nie mają prawa znajdować się w teczce pracownika. W przypadku gdy notatka służbowa powiązana jest z nałożoną na niego karą, wówczas przyjmuje się, że powinna zostać zniszczona, gdy tylko cel, dla którego została stworzona, przestał być aktualny. Dzieje się tak, ponieważ Kodeks pracy przewiduje, że po roku nienagannej pracy karę porządkową uważa się za niebyłą, a z akt osobowych usuwa się wszelkie dokumenty potwierdzające fakt jej nałożenia.
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jak przechowywać notatki służbowe. W tej sytuacji decyzja należy do pracodawcy i jego oceny sytuacji. Jednak należy mieć na uwadze, że jest to kwestia sporna, która niejednokrotnie była rozstrzygana przez sąd.
Warte uwagi: Rozliczenie delegacji – nowe stawki
Chcesz założyć działalność w Krakowie?
Zadzwoń – 516 066 671
Chcesz założyć działalność w Poznaniu?
Zadzwoń – 790 840 670
Chcesz założyć działalność?! Zapraszamy do kontaktu z naszymi biurami!
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Rynek 28
Wirtualne Biuro Wrocław – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Poznań – Clockwork