Co i jak udokumentować z wyjazdu służbowego?

Często przedsiębiorcy prowadzący własną działalność udają się w wyjazd służbowy. W ten sposób odwiedzają branżowe targi, pokazy lub chcą się spotkać osobiście z kontrahentem. Może to być spowodowane także innym powodem. Przeczytaj artykuł do końca, aby dowiedzieć się więcej co można i jak udokumentować z wyjazdu służbowego?

Omawiany artykuł będzie na podstawie krajowego wyjazdu służbowego.

Jakie wydatki są w podróży służbowej?

Część poniesionych przez przedsiębiorcę wydatków można uznać za poniesienie kosztów uzyskania przychodu. Wszystkie wydatki muszą mieć związek z prowadzoną działalnością. Wydatki jakie poniesie przedsiębiorca to:

koszty przejazdu,
koszty noclegu,
koszt dojazdu środkami komunikacji miejskiej,
inne wydatki,
dieta.

KOSZT PRZEJAZDU

Do miejsca docelowego można udać się samochodem osobowym. Poniżej znajdują się rzeczy, które można wliczyć do kosztów oraz jaki dokument trzeba wziąć, by to zrobić, a zatem jest to:

paliwo — na podstawie faktur,
przejazd autostradą płatną — faktura,
parkowanie auta w miejscach płatnych – bilet z parkomatu, kupon.

NOCLEGI

Ustawa o VAT informuje o skorzystaniu z jakich usług nie można odliczyć podatku. Należą do nich m. in. usługi noclegowe. Noclegi odbyte podczas wyjazdu służbowego znajdą się w kwocie brutto w kosztach uzyskania przychodu. Należy mieć fakturę za tę usługę.

DIETA

Wydatek poniesiony na wyżywienie w czasie podróży służbowej nie jest podstawą do zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu. Wynika to z prawa do diety, której zadaniem jest rekompensowanie kosztów wyżywienia. Wysokość należnej diety zależy od czasu trwania delegacji.

Jeśli podróż trwała dłużej niż dobę, to za każdy dzień przysługuje dieta w pełnej wysokości. W przypadku niepełnego, wynosi:

do 8 godzin — 50% diety,
ponad 8 godzin — pełna wysokość diety.

W przypadku, gdy wyjazd służbowy trwa krócej, to dieta przysługuje w wysokości:

mniej niż 8 godzin — dieta nie przysługuje,
od 8 do 12 godzin – 50% diety,
ponad 12 godzin – pełna wysokość diety.

Czytaj Co to jest Jednolity Plik Kontrolny?

INNE WYDATKI

Wydatkiem zaliczanym do innych podczas delegacji służbowej może być zakup biletu na targi, pokazy. Na każdy z tych kosztów należy posiadać fakturę bądź rachunek. Innym wydatkiem może być koszt spotkania biznesowego, czyli np. obiadu w restauracji z kontrahentem. Ten koszt może być zakwestionowany przez fiskusa. Także od otrzymania faktury należy zgromadzić dowodu na tem temat, np. Zapis wymiany e-mailowej wraz z umówieniem się na obiad.

Przeczytaj o: Kiedy trzeba zaktualizować wpis w CEIDG?

Sanacja przedsiębiorstwa a różnica od upadłości