Jak przygotować procedurę reklamacji ?

Jak przygotować procedurę reklamacji ? – Dziś postaramy się odpowiedzieć na takie właśnie pytanie. Pamiętaj, że jako przedsiębiorca masz obowiązek opracowania procedury reklamacyjnej. Dotyczy on nie tylko przedsiębiorców zawierających z klientami umowy poza lokalem firmy lub na odległość.

Co więcej masz także obowiązek poinformować klienta o tym jak wygląda procedura reklamacyjna w Twojej firmie. W praktyce przedsiębiorcy zawierają stosowne informacje w regulaminie sprzedaży.

Co warto zawrzeć w procedurze reklamacji ?

Procedura reklamacji ma ułatwić Ci szybkie i sprawne załatwienie sprawy. Przede wszystkim konsument, który widzi jasne zasady czuje się pewnie i ma wie, że jego sprawa zostanie załatwiona zgodnie z prawem. Poniżej podajemy kilka niezbędnych elementów, które musi zawierać procedura reklamacyjna. Po pierwsze podaj informację o tym w jaki sposób można złożyć reklamację. Koniecznie trzymaj się kilku zasad :

proces reklamacji nie może być uciążliwy dla klienta
nie możesz od niego żądać ponoszenia dodatkowych kosztów
nie można też żądać spełnienia dodatkowych warunków ( np. zachowanie oryginalnego opakowania)
powiedz dokładnie gdzie odesłać reklamowany przedmiot
koniecznie podaj co najmniej dwa różne sposoby złożenia reklamacji. ( np. poprzez formularz zawarty na stronie lub infolinię

Drugi niezbędny element procedury to termin przyjmowania reklamacji. Co ważne w przypadkach nieobjętych rękojmią ani gwarancją – możesz sam wskazać termin przyjmowania reklamacji. Pamiętaj, że termin ten nie może być jednak zbyt krótki, bo mogłoby to uniemożliwić lub utrudnić jej złożenie. Z pewnością ograniczenie terminu do składania reklamacji poniżej 7 dni jest niewskazane,

Przeczytaj także: Jak długo odpowiadasz za rękojmie?

Chcesz założyć działalność w Krakowie?

Zadzwoń – 516 066 671

Chcesz założyć działalność w Poznaniu?

Zadzwoń – 790 840 670

Czytaj Jak ubiegać się o zwrot składek ZUS ?

Jak przygotować procedurę reklamacji ? – Najważniejszy punkt procedury to jednak informacje, jakie powinna zawierać reklamacja – powinieneś uwzględnić uwzględniać potrzebę sprawnego działania i możliwości jednoznacznej rozpoznania zgłoszenia reklamacyjnego oraz ograniczenia wynikające chociażby z przepisów RODO, które nie pozwalają na zbieranie informacji nadmiarowych oraz racjonalne możliwości udzielenia informacji przez klientów.
Ostatni element procedury to termin rozpatrzenia reklamacji i sposób udzielenia odpowiedzi na nią. Pamiętaj, że w świetle prawa nie wystarczy wysłanie przez sprzedawcę odpowiedzi na reklamację przed upływem 14 dni, jeżeli dojdzie ona do konsumenta po upływie tego terminu. Najpóźniej w 14. dniu klient powinien otrzymać od Ciebie informację, czy uznajesz jego zażalenie, czy też nie nie. Koniecznie podaj również powód odrzucenia reklamacji.

Czytaj Jak ubiegać się o zwrot składek ZUS ?

Jak przygotować procedurę reklamacji ? –

Podsumowanie

Proces reklamacyjny to ważny element całej logistyki sprzedaży. Zadbaj więc o to by klient zwracający towar był dokładnie poinformowany o swoich prawach, ale także o Twoich oczekiwaniach.