Jak rozlicza kilometrówkę przedsiębiorca i pracownik?

W dzisiejszych czasach, przedsiębiorstwa praktycznie nie mogą obyć się bez samochodów . Służą one i pomagają wypełnić nie tylko swoje obowiązki, ale także by dojechać do pracy czy odebrać zamówiony towar. W celu ustalenia zwrotu za podróż służbową (pracodawca pracownikowi) ustalono stawki kilometrówki. Przy ich pomocy, przedsiębiorca wie ile zwrócić swojemu pracownikowi należnych pieniędzy. Przedsiębiorca również może odliczyć koszty związane z podróżami samochodem. Rozróżnić tu można dwie sytuacje: w przypadku używania samochodu prywatnego w celach służbowych jest możliwość, aby odliczyć maksymalnie 20% VAT, a w przypadku korzystania tylko z samochodu służbowego – 100%. Przeczytaj artykuł do końca, aby dowiedzieć się jak jak rozlicza kilometrówkę przedsiębiorca i pracownik.

Jak może rozliczyć kilometrówkę przedsiębiorca?

Przedsiębiorca, który prowadzi własną działalność gospodarczą, do celów służbowych może używać:

samochodu prywatnego,

W tym wypadku, na podstawie Ustawy z dnia 23. października 2018 nie trzeba prowadzić kilometrówki do celów podatkowych. Oprócz tego, wydatki poniesione z tytułu używania pojazdu (np. kupno paliwa, badania techniczne) oraz koszt ubezpieczenia go, nie stanowią w całości kosztu podatkowego. A zatem, wydatki i ubezpieczenie (zarówno OC, AC czy NNW) będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w wysokości 20%. Warunkiem jest używanie auta prywatnego do celów służbowych, związanych z działalnością, którą prowadzi podatnik.

samochodu firmowego (będącego w środkach trwałych firmy, ale również na podstawie leasingu, najmu lub dzierżawy).

Przedsiębiorca może odliczyć 100% kosztów w KPiR, ale tym samym musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów. W przypadku braku – ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie 75% kosztów, które mają związek z używaniem auta firmowego.

Jak rozlicza kilometrówkę przedsiębiorca i pracownik? – Jak wygląda ewidencja przebiegu pojazdu dla 100% odliczenia?

W takim wypadku, należy prowadzić szczegółową ewidencję, która musi zawierać:

numer rejestracyjny samochodu,
datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
stan licznika przebiegu samochodu w dniu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na końcu każdego okresu rozliczeniowego oraz w dniu zakończenia prowadzenia ewidencji,
sumę przejechanych kilometrów podanych na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz w dniu zakończenia prowadzenia ewidencji,
wpis osoby kierującej autem, dotyczy każdego wykorzystania tego pojazdu i obejmuje:
- Imię i nazwisko osoby kierującej,
- Numer porządkowy kolejnego wpisu,
- Datę oraz cel wyjazdu,
- Opis trasy (miejsce wyjazdu oraz miejsce docelowe),
- Liczbę przejechanych kilometrów.

Czytaj Polski Ład — Ulga dla klasy średniej

Jak rozlicza kilometrówkę pracownik?

W przypadku, gdy zatrudniony pracownik korzysta w pracy z samochodu prywatnego, przysługuje mu refundacja polegająca na rozliczeniu z przejechanych kilometrów. W tym celu, należy założyć ewidencję przebiegu pojazdu. Zgodnie z rozporządzeniem, stawki kilometrówki wynoszą:

dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³– 0,8358 zł,
dla motocykla – 0,2302 zł,
dla motoroweru – 0,1382 zł.

Przeczytaj o:

Rozliczenie kilometrówki na przykładach