Każdy przedsiębiorca ma w obowiązku przechowywanie dokumentacji firmowej. Z tego powodu trzeba wiedzieć przez jaki czas i jakie konkretnie dokumenty należy trzymać. W przypadku wyrzucenia potrzebnych w czasie kontroli druków czy dowodów transakcji, przedsiębiorca może się spotkać z nieprzyjemnymi konsekwencjami. Przeczytaj artykuł do końca, aby dowiedzieć się jak długo należy przechowywać dokumenty w firmie.
Przechowywanie ksiąg podatkowych oraz innych dokumentów księgowych
Zgodnie z przepisami, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję, rejestry oraz inne związane z nimi dokumenty, należy przechowywać przez okres 5 lat. Oznacza to, że obowiązek posiadania wyżej wymienionej dokumentacji upływa do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Okres przechowywania oblicza się od początku roku, który następuje po roku obrotowym.
Inne dokumenty księgowe, które trzeba przechowywać przez 5 lat:
- rejestry VAT,
- faktury sprzedaży i zakupu, faktury korygujące,
- noty księgowe, noty korygujące,
- ewidencję środków trwałych,
- ewidencję przebiegu pojazdów (kilometrówka),
- dokumenty inwentaryzacyjne.
Jak długo należy przechowywać dokumenty w firmie? -Przechowywanie dokumentacji związanej z ZUS
Dokumenty zgłoszeniowe (np. ZUS ZUA) oraz rozliczeniowe (ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące) trzeba przechowywać przez okres 5 lat. Nie ma znaczenia tutaj forma druków, akceptuje się zarówno wersje papierowe, jak i elektroniczne. Inaczej wygląda sprawa z dowodem opłacania składek na własne ubezpieczenia. Te potwierdzenia wraz z wysokością wymiaru składek należy posiadać, jeśli zostały wydane po 31. grudnia 1998 roku. Z kolei zgłoszenie ZUS IWA powinno się przetrzymywać przez 10 lat, od daty przekazania do ZUS.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Dokumentację pracowniczą, w której skład wchodzi m. in. lista płac, karta wynagrodzeń oraz inne druki na których podstawie oblicza się podstawę wymiaru emerytury lub renty trzeba przechowywać przez 50 lat od zakończenia pracy. Od 1. stycznia 2019 nastąpiła zmiana w prawie i od tego czasu, okres przetrzymywania powyższych dokumentów uległ zmianie. Tym samym skrócił się do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek (dotyczy osoby ubezpieczonej zgłoszonej do ubezpieczeń po dniu 31. grudnia 2018 roku)
Przeczytaj o:
Jaki jest termin wystawienia faktury i ile trzeba ją przechowywać?
Chcesz założyć działalność?! Zapraszamy do kontaktu z naszymi biurami!
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Rynek 28
Wirtualne Biuro Wrocław – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Poznań – Clockwork