Dokumenty sprzedażowe jakimi są faktury podlegają pod wiele zasad prawnych, których należy przestrzegać. Dotyczą one nie tylko regulacji mających związek z rodzajami informacji, jakie muszą być umieszczone na fakturze, ale także o czasie ich wystawienia czy przechowywania. Przeczytaj artykuł do końca, aby dowiedzieć się jaki jest termin wystawienia faktury i ile trzeba ją przechowywać.
Kiedy wystawić fakturę?
Faktura wystawiona przed sprzedażą
Faktury, choć mogłoby się wydawać, że mogą zostać wystawione dopiero po dokonanej sprzedaży, to nie jest to zgodne z rzeczywistością. Ten dokument sprzedażowy można wystawić również przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Termin jakiego nie można przekroczyć w tym przypadku to 30 dni. A zatem, jeśli spodziewasz się np. dostawy produktów 17. czerwca, to fakturę za planowaną dostawę możesz wystawić już 18 maja.
Faktura wystawiona po sprzedaży
Standardowo, faktury zostają wystawione po zaistniałej sprzedaży towaru lub usługi. W tym wypadku zasada jest prosta. Dokument sprzedażowy należy wystawić maksymalnie do 15. dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż. Oznacza to, że za usługę wykonaną 17. czerwca należy wystawić fakturę do 15. lipca.
Wyjątki od zasady
Istnieją sytuacje, gdy powyższa zasada nie jest poprawna i obowiązuje inny termin wystawienia faktury, np:
- 30. dnia od wykonania usługi – dla usług budowlanych oraz budowlano-montażowych,
- 60. dnia od wydania towarów – w przypadku dostawy drukowanych książek,
- 90. dnia dokonania usługi – usługi polegające na drukowaniu książek z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów (z wyjątkiem usług stanowiących import usług),
- Z ustalonym upływem terminu płatności – jeśli chodzi o:świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
- wykonywanie usług ochrony osób, a także usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia.
Jaki jest termin wystawienia faktury i ile trzeba ją przechowywać? – Ile trzeba przechowywać fakturę?
W każdym przypadku, fakturę należy przechowywać (w przypadku wystawiania jak i otrzymywania) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłyną termin płatności podatku. A zatem faktura wystawiona 15 lipca 2021 roku, z terminem zapłaty przypadającym na 15 sierpnia 2021 roku, musi być przechowywana do końca 2026 roku. Co ważne, fakturę można przechowywać w dowolnej formie, zarówno papierowej jak i elektronicznej. Dopuszczalne jest skanowanie dokumentów w celu ich digitalizacji i łatwiejszej archiwizacji. Dopuszczalne formaty to np. JPG, PDF, TIFF. W tym wypadku należy pamiętać, aby plik przechowywać w oryginalne niepoddanym edycji. Dodatkowo, aby dobrze zabezpieczyć pliki przed dostępem do nich przez osoby niepowołane.
Przeczytaj o:
Jakie informacje znajdują się na fakturze?
Chcesz założyć działalność?! Zapraszamy do kontaktu z naszymi biurami!
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Kraków – Coworking Rynek 28
Wirtualne Biuro Wrocław – Coworking Centrum
Wirtualne Biuro Poznań – Clockwork