Przechowywanie dokumentów w firmie

Przechowywanie dokumentów w firmie Przechowywanie dokumentacji firmy to jedno z wielu zadań, które spoczywają na przedsiębiorcy. Jest ważne, aby zrozumieć, jak długo należy przechowywać różne rodzaje dokumentów, aby uniknąć zagracań miejsca nieużytecznymi papierami lub przypadkowego zniszczenia ważnych dokumentów. Dlatego przyjrzyjmy się, jak należy przeprowadzać przechowywanie dokumentów firmowych!

Przechowywanie dokumentów firmowych – księgi podatkowe i dokumenty księgowe:

Według przepisów Ordynacji Podatkowej (art. 86 § 1), podatnicy prowadzący księgi podatkowe muszą przechowywać je i związane z nimi dokumenty do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych, chyba że przepisy podatkowe stanowią inaczej.

Do tych dokumentów zaliczają się przede wszystkim księgi przychodów i rozchodów (dla podmiotów opodatkowanych na zasadach ogólnych oraz podatkiem liniowym) oraz ewidencje przychodów (dla podmiotów opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych). Ponadto, dokumentacja księgowa firmy obejmuje:

Rejestry VAT,
Dowody księgowe, takie jak faktury sprzedaży i zakupu, dokumenty wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe,
Ewidencje środków trwałych,
Ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka),
Dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury) itp.

Zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej (art. 70 § 1), zobowiązania podatkowe przedawniają się po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To oznacza, że dokumentację podatkową związana z konkretnym rokiem przechowujemy przez 5 lat od końca tego roku.

Przechowywanie dokumentów w firmie Przykład 1:

Zakładamy, że podatnik opłacił podatek dochodowy na zasadach ogólnych i złożył PIT-36 za rok 2021 w kwietniu 2023 roku. W takim przypadku dokumentację podatkową związaną z rokiem 2021 należy przechowywać do końca roku 2028. Ponieważ upłynie wtedy 5 lat od końca roku, w którym zeznanie złożyliśmy

Po upływie okresów określonych w przepisach, kierownik jednostki może podjąć decyzję o likwidacji dokumentacji księgowej, która jest już zbędna. Warto sporządzić protokół likwidacji, aby mieć potwierdzenie, jakie dokumenty zostały zniszczone.

Czytaj Wiarygodność kontrahenta - jak sprawdzić?

Przechowywanie dokumentów firmowych związanych z ZUS:

Dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). – Są zawsze przechowywane przez płatników składek. Kopie deklaracji rozliczeniowych, imienne raporty miesięczne i dokumenty korygujące te deklaracje są zawsze przechowywane przez 5 lat od daty ich przekazania, czy to w formie dokumentu pisemnego, czy elektronicznego, począwszy od 1 stycznia 2012 roku.

Jeśli chodzi o deklaracje ZUS przekazane do 31 grudnia 2011 roku, obowiązuje dłuższy okres przechowywania wynoszący 10 lat.

Przechowywanie dokumentów firmowych związanych z kadrą pracowniczą:

Pracodawcy muszą przechowywać dokumentację kadrową. Czyli imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy czy akta osobowe pracowników, w warunkach, które nie narażają jej na uszkodzenia lub zniszczenie.

Zgodnie z przepisami, listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, które służą do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, należy przechowywać przez 50 lat. Od momentu zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika.

Jeśli chodzi o akta osobowe pracowników, okres przechowywania wynosi również 50 lat.

Pamiętaj, że dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku istnieje opcja wyboru skróconego okresu przechowywania akt osobowych (10 lat) Jednak wtedy pracodawca musi wysłać raport informacyjny do ZUS-u. Poinformować byłych pracowników o tym skróceniu okresu.

Podsumowując, prawidłowe przechowywanie dokumentów firmowych jest kluczowe, aby spełnić wymogi prawne i zachować ważne informacje przez odpowiedni okres czasu.